Online Pszichológia Tanácsadó Korlátolt Felelősségű Társaság
ADATVÉDELMI -ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
ELFOGADTA
az Online Pszichológia Tanácsadó Korlátolt Felelősségű Társaság 1/2020. (III.31.) sz. taggyűlési határozatával.
I. A szabályzat hatálya
Jelen szabályzat hatálya kiterjed az Online Pszichológia Tanácsadó Korlátolt Felelősségű Társaság adatkezelő teljes egészére, valamennyi szervezeti egységére és az összes foglalkoztatottjára (a továbbiakban: adatkezelő).
II. A szabályzat célja
A Szabályzat célja, hogy biztosítsa a személyes adatok alaptörvény, GDPR szerinti védelmének érvényesülését, az információs önrendelkezési jog megvalósulását, továbbá, hogy az adatkezelő által kezelt személyes adatok tekintetében meghatározza az adatkezelés során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat.
III. Irányadó jogszabályok
Az adatkezelőnek az adatkezelése során az alábbi jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelően kell eljárnia, a jelen belső szabályzatban foglaltak szerint:
- Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.)
a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: GDPR)
- az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.)
- a polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.)
- a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.)
IV. Értelmező rendelkezések
A GDPR-ban meghatározott fogalmak, amelyek közül jelen szabályzat jellegével összhangban az alábbi fogalmak emelendők ki:
1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
2. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
3. „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;
4. „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják;
5. „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;
6. „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;
7. „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
8. „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;
9. „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;
10. „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
11. „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;
12. „vállalkozás”: gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is;
13. „felügyeleti hatóság”: egy tagállam által az 51. cikknek megfelelően létrehozott független közhatalmi szerv;
14. „érintett felügyeleti hatóság”: az a felügyeleti hatóság, amelyet a személyes adatok kezelése a következő okok valamelyike alapján érint:
a) az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó az említett felügyeleti hatóság tagállamának területén rendelkezik tevékenységi hellyel;
b) az adatkezelés jelentős mértékben érinti vagy valószínűsíthetően jelentős mértékben érinti a felügyeleti hatóság tagállamában lakóhellyel rendelkező érintetteket; vagy
c) panaszt nyújtottak be az említett felügyeleti hatósághoz.
V. Az adatkezelés alapelvei
1. Az adatkezelő az adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végzi (jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság).
2. Az adatkezelő a személyes adatok gyűjtését csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból végzi, és azokat nem kezeli ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon (célhoz kötöttség).
3. Az adatkezelő az adatkezelést annak célja(i) szempontjából megfelelően és relevánsan, és a szükségesre korlátozva végzi (adattakarékosság). Ennek megfelelően az adatkezelő nem gyűjt és nem tárol több adatot, mint amennyi az adatkezelés céljának a megvalósulásához feltétlenül szükséges.
4. Az adatkezelő adatkezelése pontos és naprakész. Az adatkezelő minden észszerű intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul törlésre vagy helyesbítésre kerüljenek (pontosság).
5. Az adatkezelő a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé, figyelemmel a vonatkozó jogszabályokban meghatározott tárolási kötelezettségre (korlátozott tárolhatóság).
6. Az adatkezelő megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, ideértve a személyes adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet (integritás és bizalmas jelleg).
7. Az adatkezelő felelős a fentiekben részletezett alapelveknek való megfelelésért, továbbá az adatkezelő igazolja ezen megfelelést (elszámoltathatóság). Ennek értelmében az adatkezelő gondoskodik a jelen belső szabályzatban foglaltak folyamatos érvényesüléséről, az adatkezelésének folyamatos felülvizsgálatáról és szükség esetén az adatkezelési eljárások módosításáról, kiegészítéséről.
VI. Adatkezelési jogalapok
1. A személyes adatok kezelése kizárólag akkor és annyiban jogszerű, amennyiben legalább a VI. 2-5. pontban meghatározott jogalapok egyike teljesül:
2. Az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez (a továbbiakban: hozzájáruláson alapuló adatkezelés).
3. Az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges (a továbbiakban: szerződésen alapuló adatkezelés).
4. Az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (a továbbiakban: jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés).
5. Az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé, különösen, ha az érintett gyermek (a továbbiakban: jogos érdeken alapuló adatkezelés).
6. Az adatkezelő egy adott személyes adatkör kezelése vonatkozásában mindig csak egy jogalap alapján végzi az adatkezelést. Az adatkezelés jogalapja az adatkezelés során változhat.
VII. Az érintett jogai és azok érvényesítése
Az adatkezelő a GDPR rendelkezéseivel összhangban az alábbiakat biztosítja az érintettek számára.
1. Tájékoztatáshoz való jog
A tájékoztatáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
Az adatkezelő tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújt tájékoztatást az érintettek számára.
Az információkat írásban vagy más módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni.
2. Tájékoztatás az érintett kérésére
Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát.
Az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet az egyéb érintetti jogokra vonatkozó érintetti kérelem nyomán hozott intézkedésekről.
Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, a 30 napos határidő további 60 nappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.
A tájékoztatást és intézkedést díjmentesen kell biztosítani.
Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, úgy az adatkezelő, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:
a) észszerű összegű díjat számíthat fel, vagy
b) megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az adatkezelőt terheli.
3. Kötelező tájékoztatás
3.1.Amennyiben az adatkezelő az adatokat közvetlenül az érintettől szerezte meg (ideértve különösen az ügyfeleket), úgy az adatkezelő mindenképpen tájékoztatást nyújt az alábbiakról:
a) az adatkezelő az adatkezelő képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;
b) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja
c) a jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén, az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekei;
d) adott esetben a személyes adatok címzettjei
3.2.A személyes adatok első megszerzésének időpontjában az adatkezelő a fentieken túl az érintetteket tájékoztatja az alábbiakról is:
a) a személyes adatok tárolásának időtartamáról
b) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
c) a hozzájáruláson alapuló adatkezelés bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
d) a felügyeleti hatósághoz (Nemzeti Adatvédelmi Hatóság, továbbiakban: Hatóság vagy NAIH) címzett panasz benyújtásának jogáról;
e) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint, hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása.
3.3.Ha az adatkezelő a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatja az érintettet erről az eltérő célról és a 3.2. pontban említett minden releváns kiegészítő információról.
3.4.Az adatkezelő a kötelező tájékoztatásnak az alábbi módon tesz eleget. A 3.2. pontban foglalt információkat az adatkezelő ("Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzat" címen) közzéteszi a honlapján olyan módon, hogy az könnyen megtalálható és könnyen elérhető legyen bárki számára.
4. Hozzáférés joga
A hozzáférés joga minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:
a) az adatkezelés céljai;
b) az érintett személyes adatok kategóriái;
c) azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat az adatkezelő közölte vagy közölni fogja
d) adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama
e) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén ezen adatok törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
f) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
g) ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
h) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.
Az adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja.
Az érintett által kért további másolatokért az adatkezelő az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel.
5. Helyesbítéshez való jog
A helyesbítéshez való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
Az adatkezelő, az érintett erre irányuló kérelme esetén indokolatlan késedelem nélkül helyesbíti az érintettre vonatkozóan pontatlanul kezelt személyes adatokat. Az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.
6. Törléshez (elfeledtetéshez) való jog
A törléshez (elfeledtetéshez) való jog nem illeti meg az érintettet automatikusan, minden jogalaphoz kapcsolódó adatkezelés vonatkozásában.
Az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törli az érintettre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
b) az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását (hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén), és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
c) az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre a VI./5. pont szerint alkalmazott adatkezelés jogalap esetében (jogos érdeken alapuló adatkezelés);
d) a személyes adatok jogellenesen kerültek kezelésre;
e) a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
Az érintett törlési kérelmének az adatkezelő nem tesz eleget, amennyiben az adatkezelés szükséges a személyes adatok kezelését előíró, az adatkezelőre alkalmazandó jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez.
Amennyiben az adatkezelőhöz törlési kérelem érkezik, az adatkezelő első lépésként megvizsgálja, hogy a törlési kérelem valóban a jogosulttól származik-e. Ennek érdekében az adatkezelő elkérheti az érintett és az adatkezelő között fennálló szerződés azonosítására szolgáló adatokat (például szerződésszám, szerződés kelte), az érintett számára az adatkezelő által kiállított irat azonosítószámát, az érintettről nyilvántartott személyazonosító adatok megadását (az adatkezelő azonban nem kérhet azonosításként olyan plusz adatot, amelyet az érintettről nem tart nyilván).
Amennyiben az adatkezelőnek eleget kell tennie a törlési kérelemnek, úgy köteles mindent megtenni annak érdekében, hogy a személyes adat az összes adatbázisból törlésre kerüljön.
Az adatkezelő a törlésről jegyzőkönyvet vesz fel annak érdekében, hogy a törlés megtörténtét igazolni tudja. A jegyzőkönyvet az adatkezelő képviselője írja alá. A törlési jegyzőkönyv tartalmazza:
a) az érintett nevét
b) a törölt személyes adattípust
c) a törlés időpontját.
Az adatkezelő tájékoztatja a törlési kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.
7. Az adatkezelés korlátozáshoz való jog
7.1.A korlátozáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
7.2.Az adatkezelő az érintett kérésére korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
c) az adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
d) az érintett a VI./5. pont szerint alkalmazott adatkezelés jogalap esetében (jogos érdeken alapuló adatkezelés) tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.
7.3.Ha az adatkezelés az előző pont alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Európai Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
7.4.Az adatkezelő tájékoztatja a kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.
8. Tiltakozás
A tiltakozás joga az érintettet a jogos érdeken alapuló adatkezelés (adatkezelési jogalap) esetében illeti meg.
Az adatkezelő az érintett tiltakozás iránti kérelme esetén a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen.
Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.
9. Adathordozhatósághoz való jog
Az adathordozhatósághoz való jog a hozzájáruláson vagy a szerződésen alapuló adatkezelés jogalap esetében illeti meg az érintettet, ha az adatkezelés automatizált módon történik.
Az adatkezelő biztosítja, hogy érintett a rá vonatkozó, általa az adatkezelő számára rendelkezésére bocsátott személyes adatokat megkapja, továbbá, hogy ezeket az adatokat az érintett egy másik adatkezelőnek továbbítsa.
VIII. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása
1. Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását az adatkezelő az elszámoltathatóság elvéből következően annak érdekében végzi, hogy az GDPR-nak való megfelelést nyomon tudja követni, és igazolni tudja.
2. Az adatkezelő a felelősségébe tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről legalább az alábbi nyilvántartásokat vezeti:
a) adattovábbítás nyilvántartása
b) érintetti jogok érvényesítése iránti kérelmek és az arra az adatkezelő által adott válaszok nyilvántartása
c) hatósági megkeresések és az arra az adatkezelő által adott válaszok nyilvántartása
d) adatkezelés megszüntetése iránti kérelmek nyilvántartása
e) ügyfelek nyilvántartása
f) marketing célú megkeresések nyilvántartása
g) munkaviszonnyal összefüggő személyes adatok kezelésének nyilvántartása
h) munkaerő-felvétel nyilvántartása
i) adatvédelmi incidensek nyilvántartása.
3. Az adatkezelő a felelősségébe tartozóan végzett, a VIII/2. pontban meghatározott adatkezelési tevékenységekről vezetett nyilvántartásait az alábbi tartalommal vezeti:
a) az adatkezelő neve és elérhetősége, valamint az adatkezelő képviselőjének neve és elérhetősége;
b) az adatkezelés céljai;
c) az érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetése;
d) olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják
e) a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők;
f) a technikai és szervezési intézkedések általános leírása.
4. A nyilvántartásokat az adatkezelő írásban vezeti, elektronikus formátumban.
IX. Adatbiztonsági rendelkezések
1. Az adatkezelő a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja, ideértve, többek között, adott esetben:
a) a személyes adatok álnevesítését és titkosítását;
b) a személyes adatok kezelésére használt rendszerek és szolgáltatások folyamatos bizalmas jellegének biztosítását, integritását, rendelkezésre állását és ellenálló képességét;
c) fizikai vagy műszaki incidens esetén az arra való képességet, hogy a személyes adatokhoz való hozzáférést és az adatok rendelkezésre állását kellő időben vissza lehet állítani;
d) az adatkezelés biztonságának garantálására hozott technikai és szervezési intézkedések hatékonyságának rendszeres tesztelésére, felmérésére és értékelésére szolgáló eljárást.
2. A biztonság megfelelő szintjének meghatározásakor kifejezetten figyelembe kell venni az adatkezelésből eredő olyan kockázatokat, amelyek különösen a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítéséből, elvesztéséből, megváltoztatásából, jogosulatlan nyilvánosságra hozatalából vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférésből erednek.
3. Az adatkezelő, a GDPR 40. cikk szerinti jóváhagyott magatartási kódexekhez vagy a GDPR 42. cikk szerinti jóváhagyott tanúsítási mechanizmushoz való csatlakozását felhasználhatja annak bizonyítása részeként, hogy a IX/1. pontban meghatározott követelményeket teljesíti.
4. Az adatkezelő intézkedéseket hoz annak biztosítására, hogy az adatkezelő irányítása alatt eljáró, a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező természetes személyek kizárólag az adatkezelő utasításának megfelelően kezelhessék az említett adatokat, kivéve, ha az ettől való eltérésre uniós vagy tagállami jog kötelezi őket.
5. Az adatkezelés biztonsága megvalósítása érdekében az adatkezelő fizikai, logikai és adminisztratív kontrollokat alkalmaz együttesen.
6. Az adatkezelő az alábbi fizikai kontrollokat alkalmazza:
a) az adatkezelő a jogosulatlan személyek belépésének kiszűrésére alkalmas beléptetési rendszer működtetésével biztosítja, hogy épületébe/irodájába jogosulatlan személyek ne léphessenek be;
b) az adatkezelő az általa mind elektronikusan, mind pedig papír alapon kezelt adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés elkerülése érdekében biztosítja, hogy a kezelt adatokhoz fizikailag ne férhessen hozzá arra jogosulatlan személy.
7. Az adatkezelő az alábbi logikai kontrollt alkalmazza: az adatkezelő biztosítja, hogy az általa kezelt adatokhoz kizárólag az arra megfelelő jogosultsággal rendelkezők férjenek hozzá.
8. Az adatkezelő az alábbi adminisztratív kontrollokat alkalmazza:
a) az adatkezelő biztosítja, hogy a személyes adatokhoz való esetleges hozzáférés dokumentációkban nyomon követhető legyen [tevékenység logolás]
b) az adatkezelő biztosítja olyan iratkezelési eljárásrend kialakítását, hogy a hozzá tévesen beérkező személyes adatokat tartalmazó iratok a lehető leghamarabb kiszűrésre kerüljenek és azokat a lehető legszűkebb személyi kör ismerje meg.
X. Adatvédelmi incidensek kezelése
1. Az adatvédelmi incidens megfelelő és kellő idejű intézkedés hiányában fizikai, vagyoni vagy nem vagyoni károkat okozhat a természetes személyeknek, többek között a személyes adataik feletti rendelkezés elvesztését vagy a jogaik korlátozását, a hátrányos megkülönböztetést, a személyazonosság-lopást vagy a személyazonossággal való visszaélést, a pénzügyi veszteséget, a jó hírnév sérelmét, a szakmai titoktartási kötelezettség által védett személyes adatok bizalmas jellegének sérülését, illetve a szóban forgó természetes személyeket sújtó egyéb jelentős gazdasági vagy szociális hátrányt.
2. Az adatvédelmi incidenst az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a hatóságnak.
3. Az adatvédelmi incidenst nem kell a hatóságnak bejelenteni, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.
4. Amennyiben a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is.
5. Amennyiben az adatvédelmi incidens hatóság számára történő bejelentése szükséges, úgy a bejelentésben:
a) ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve – ha lehetséges – az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát;
b) közölni kell a tájékoztatást nyújtó kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;
c) ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
d) ismertetni kell az adatkezelő által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
6. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről.
7. A IX/6. pont szerinti tájékoztatásban az érintettel világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell:
a) a tájékoztatást nyújtó kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;
b) ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
c) ismertetni kell az adatkezelő által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
8. Az érintettet nem kell tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:
a) az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;
b) az adatkezelő az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;
c) a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.
XI. Ügyfél adatok kezelése
1. A GDPR rendelkezéseinek megfelelően szükséges az alábbi érdekmérlegelési tesztet elvégezni:
a) adatkezelés tárgya
b) a jogos érdek jogalap megállapítása
c) a kezelendő személyes adatok
d) adatkezelés célja
e) az adatkezelő jogos érdekének megnevezése
f) az érintettek milyen jogai sérülhetnek
g) érdekmérlegelés
h) milyen intézkedéseket, garanciákat alkalmaz az adatkezelő az így gyűjtött személyes adatok megfelelő védelme érdekében.
2. Az adott személyes adat körének kezelésére vonatkozóan elvégzett érdekmérlegelési teszt(ek) jelen szabályzat mellékletét képezi(k).
XII. Munkaviszonnyal összefüggő adatkezelések
1. Az adatkezelő a VII./3.4. pont szerinti " Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzatba" belefoglalja az álláspályázatokra vonatkozóan a VII./3.1. és 3.2. pontban meghatározottakat. Az adatkezelő az általa kiírt álláspályázatban az elérhetőség megjelölésével hivatkozik az " Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzatra".
2. Amennyiben az adatkezelő az állás betöltését követően is tárolni kívánja az álláspályázó által beadott iratokat, úgy ehhez az álláspályázó hozzájárulását kell kérni. A hozzájárulásnak önkéntesnek, konkrétnak, megfelelő tájékoztatáson alapulónak és egyértelműnek kell lennie. Ennek érdekben a hozzájáruló nyilatkozatnak legalább az alábbiakat kell tartalmaznia:
a) az adatkezelő képviselőjének kiléte és elérhetőségei;
b) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja (hozzájáruláson alapuló);
c) a személyes adatok tárolásának időtartama;
d) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását;
e) az érintett azon joga, hogy bármely időpontban visszavonhatja a hozzájárulását, amely azonban nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
f) a hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról.
3. A pályázat elbírálása után az eredménytelen pályázók személyes adatait tartalmazó adathordozókat a pályázónak – kérésére – 90 napon belül vissza kell küldeni, vagy a pályázónak a személyes adatai további pályázatok során történő felhasználására vonatkozó hozzájárulása hiányában meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről (törlésről) jegyzőkönyvet kell felvenni.
4. Az adatkezelő a munkavállalók adatait a Mt. vonatkozó rendelkezései alapján kezeli és az Mt-ben meghatározott módon tájékoztatja, a GDPR-ban foglalt adatkezelési alapelvek betartása mellett.
5. Az adatkezelő a munkavállalóknak tájékoztatást ad az általa igénybe vett adatfeldolgozókkal kapcsolatban azok kilétéről és a számukra továbbított adatok köréről.
6. A munkaviszonyban történő adatkezelés során jellemzően az alábbi jogalapok merülhetnek fel:
a) munkaszerződésen alapuló
b) jogi kötelezettségen alapuló
c) jogos érdeken alapuló.
7. Amennyiben az adatkezelő XII/6. c) pont alapján kezel adatot, úgy a GDPR rendelkezéseinek megfelelően ez esetben szükséges az alábbi érdekmérlegelési tesztet elvégezni:
a) az adatkezelő jogos érdekének megnevezése
b) kik az érintettek és milyen jogai sérülnek
c) érdekmérlegelés
d) milyen intézkedéseket, garanciákat alkalmaz az adatkezelő az így gyűjtött személyes adatok megfelelő védelme érdekében.
8. Az adott személyes adat körének kezelésére vonatkozóan elvégzett érdekmérlegelési teszt(ek)et a munkavállalók számára hozzáférhetővé kell tenni.
XIII. Hatályba léptető és záró rendelkezések
1. A jelen „Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzat” az Online Pszichológia Tanácsadó Korlátolt Felelősségű Társaság 2020. március 31-én megtartott taggyűlésén az 1/2020. (III.31.) sz. taggyűlési határozatával 2020. április 01-jén lép hatályba.
